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  PERFORMANCEZOOM : ZOOM sur les système de mesure de la performance des entreprises


Etude de l’information existante


L’élaboration du tableau de bord passe par une première phase qui consiste à rechercher quelles sont les sources de renseignements préexistants qui seront éventuellement utilisables. Cependant, il ne faut pas en déduire que le tableau de bord se résumera à une compilation d’informations déjà existantes.

En effet, on dispose de flux d’information au sein de l’entreprise et il est donc nécessaire d’en connaître à la fois la source et le destinataire. Cette distinction permet d’effectuer un classement en trois catégories :

- Les informations empruntant la voie hiérarchique :
Elles sont le plus souvent ascendantes et répondent à un objectif de contrôle. Elles sont conservées sans grande modification lors de la construction du tableau de bord d’entreprise.

- Les flux d’informations entre deux services connexes :
Ces échanges ne relèvent pas de la notion de contrôle, mais d’une volonté de coopération entre des responsables qui ne sont rattachés l‘un à l’autre par aucun lien de subordination. L’utilisation de ces sources de données est possible à condition qu’elles soient chiffrées et qu’elles fonctionnent à intervalle régulier.

- Les renseignements internes à certains services :
Des documents peuvent être élaborés et mis en circulation au sein des centres de responsabilités sans être jamais diffusés en d’autres points de l’organigramme.

Une telle rétention de l’information peut engendrer des risques sur le bon fonctionnent d’un processus dans l’entreprise, alors on doit analyser et examiner chaque circuit régulier de renseignement interne à un service afin de l’intégrer éventuellement au tableau de bord.

En plus de ces informations localisées, il s’avère utile d’effectuer un recensement de l’information préexistante en interrogeant les responsables de chaque service. L’inventaire doit être exhaustif donc rigoureux ; en conséquence, il est préférable de diffuser d’abord un questionnaire écrit, dont la réponse pourrait être ensuite clarifiée par une série d’interviews.

Il est fréquent que la majorité des informations nécessaires à l’élaboration du tableau de bord existent déjà dans l’entreprise, sous une forme plus au moins élaborée. Cependant, une fois cette information recensée, le tableau de bord ne doit pas se contenter de la traiter sous une forme arbitraire et d’en diffuser aveuglement l’intégralité dans tous les services. L’information apportée par le tableau de bord aux différents responsables doit leurs être utile par sa nature et sa forme.

Si un travail de sélection n’est pas effectué à ce stade, si les documents circulant dans l’entreprise comportent une pléthore de chiffres peu significatifs leurs destinataires n’en prendront pas connaissance et le tableau de bord sera un échec.

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